Бір-бірімен жиі шатастырылатын төрт құжат. Айырмашылығы қарапайым: әрқайсысы өз сұрағына жауап береді — қанша төлеу керек, не үшін төленді, не берілді және бұл қанша тұратын болады.
Төлемге шот — «қанша және қайда төлеу керек»
Төлеуді сұрау: деректемелер, позициялар тізімі және сома. Шоттың өзі жұмыстың орындалғанын немесе тауардың жөнелтілгенін растамайды — ол тек төлемнің негізі. Толық талдау: төлемге шотты қалай шығару керек.
ОЖА — «жұмыс жасалды және қабылданды»
Орындалған жұмыстар (көрсетілген қызметтер) актісі қызметтер бойынша мәмілені жабады. Ол орындаушының жұмысты жасағанын, ал тапсырыс берушінің оны қабылдап, талап-шағымы жоқ екенін растайды. Екі тараппен де қол қойылады, және дәл осы құжат, шот емес, тапсырыс берушінің шығысын және орындаушының табысын негіздейді.
Заттай тауар жоқ жерде керек: қызметтер, жұмыстар, мердігерлік, кеңес беру, әзірлеу.
Жүкқұжат — «тауар берілді»
Қорларды сыртқа босатуға арналған жүкқұжат тауардың сатушыдан сатып алушыға өтуін тіркейді: нақты не, қанша, қандай бағамен және кім алғаны. Тауарлар үшін ОЖА-ның аналогы.
КҰ — «бұл қанша тұратын болады»
Коммерциялық ұсыныс — бұл әлі мәміле емес. Онда тараптар келіскенге дейін жұмыстардың немесе тауарлардың құрамын және бағасын сипаттайсыз. КҰ ешбір тарапты ешнәрсеге міндеттемейді және бухгалтерлік құжат емес, бірақ көбіне дәл содан бастаған хат-хабар шотпен аяқталады.
Бұл қадамдар бойынша қалай көрінеді
| Кезең | Құжат | Нені растайды |
|---|---|---|
| Келіссөздер | КҰ | Ұсыныстың құрамы мен бағасын |
| Келісілді | Төлемге шот | Төлем сомасы мен деректемелерін |
| Қызмет көрсетілді | ОЖА | Жұмыстың жасалғанын және қабылданғанын |
| Тауар жөнелтілді | Жүкқұжат | Тауардың сатып алушыға берілгенін |
ЭШФ-пен қалай болады
Электрондық шот-фактура — бөлек тарих, жоғарыда сипатталған құжаттарға тіреле бермейді: ол ЭШФ АЖ мемлекеттік жүйесінде жазылады және барлығына емес, оған міндеттемесі барларға қатысты (ең алдымен ҚҚС төлеушілеріне, сондай-ақ тізім бойынша бірқатар санаттарға). Нақты сізге керек пе — бұл салық режиміңіз бен қызмет түріңізге байланысты сұрақ, оны бухгалтерден сұраған жөн.
Мұның бәрін қайдан шығару керек
Шот, ОЖА, жүкқұжат және КҰ invoices.kz-те бір деректерден жиналады: бір рет толтырылған компания деректемелері, қазақстандық банктер анықтамалығы, БСН бойынша контрагентті автоматты толтыру, PDF ішіндегі қолтаңба мен мөр. Қажет болса, құжатқа eGov mobile арқылы ЭЦҚ қойылады, ал клиент шотты Kaspi арқылы сол сәтте төлей алады.
Материал анықтамалық сипатта және бухгалтердің кеңесін алмастырмайды: міндетті құжаттар құрамы сіздің салық режиміңізге, қызмет түріңізге және келісімшарт шарттарына байланысты.