Төлемге шот — бұл төлеуді сұрау: онда кім, кімге, не үшін және қандай банктік деректемелерге ақша аударатыны жазылған. Шоттың нысаны заңмен бекітілмеген, бірақ онда деректемелер жетіспесе, сатып алушының бухгалтериясы төлемді өткізбейді — және төлем ілініп қалады.
Шотта міндетті түрде не болуы керек
- Кім шығарады. ЖК немесе ЖШС атауы, БСН (ЖК үшін — ЖСН), заңды мекенжай.
- Банктік деректемелер. Банк атауы, ЖСК (шот нөмірі) және БСК. Олар болмаса шот пайдасыз: төлеуге еш жер жоқ.
- Кімге шығарылады. Сатып алушы компанияның атауы және оның БСН/ЖСН-і — осы арқылы бухгалтерия төлемді келісімшартқа және сізге контрагент ретінде байланыстырады.
- Шот нөмірі мен күні. Төлем тапсырмасында шотқа сілтеме жасау үшін қажет.
- Тауарлар немесе қызметтер тізімі. Әр позиция бойынша атауы, саны, бірлік бағасы және сомасы, содан кейін жиынтық.
- ҚҚС. Егер ҚҚС төлеушісі болсаңыз — салық сомасы бөлек жолмен көрсетіледі. Болмаса, солай жазады: «ҚҚС-сыз».
Сатып алушының мекенжайы мен телефонын көрсету міндетті емес — олар төлемнің өтуіне әсер етпейді. Ал қолтаңба мен мөр шот үшін формальды түрде міндетті болмаса да, іс жүзінде істі айтарлықтай жылдамдатады: оларсыз шот сақ бухгалтерде қосымша сұрақтар туғызады.
Шот неге төленбей қалатын төрт қате
- Қате БСК немесе ЖСК. Төлемнің қайтарылуының ең жиі себебі. Деректемелерді банк банктен шыққан үзінді-көшірмеден алған жөн, банк ауысқаннан кейін ескіріп қалуы мүмкінескі үлгіден емес.
- Контрагенттің қате БСН-і. Атаулары ұқсас компаниялар — қалыпты жағдай; БСН-дегі қате төлемнің дұрыс жерге жетпеуіне немесе ілініп қалуына әкеледі.
- Позициялардың толық жазылмауы. Егжей-тегжейсіз «қызметтер — 500 000 ₸» жолы сатып алушыда ішкі келісуден өтпейді.
- Шот суретпен жіберілген. Мессенджердегі шоттың фотосы — кідірістің дерлік кепілі. PDF немесе сілтеме керек.
Шот шығармас бұрын контрагентті қалай тексеру керек
Тауарды жөнелтпес немесе жұмысты бастамас бұрын, БСН бойынша компанияның таратылу процесінде емес пе, салықтық берешегі жоқ па және сенімсіз салық төлеушілер тізіміне кірмей ме — тегін көруге болады. Бұл бірер секунд, ал кейін қайтармайтын борыштардан сақтайды.
Шотты бір минутта қалай шығару керек
Қолмен жасау жолы — Excel-де үлгіні ашу, деректемелерді қою, БСН-ды тексеру, қолтаңба мен мөр қою, PDF-ке сақтау, клиентке жіберу. Әр жолы қайтадан.
invoices.kz-те бұл бір экран: контрагенттің деректемелері БСН бойынша автоматты толтырылады, банк пен БСК қазақстандық банктер анықтамалығынан таңдалады, қолтаңба мен мөр PDF ішінде дайын тұрады, ал дайын шот клиентке WhatsApp-қа бір түймемен немесе сілтемемен жіберіледі. Қажет болса, шотты eGov mobile арқылы ЭЦҚ-мен қол қоюға болады — принтер мен сканерсіз.
Ең бастысы — клиент шотты сол сәтте, тікелей сілтеме арқылы Kaspi-мен төлей алады, ал сіз оның төленгенін көресіз және сұрап қоңырау шалмайсыз.
Материал анықтамалық сипатта және бухгалтердің кеңесін алмастырмайды: құжаттарға қойылатын талаптар сіздің салық режиміңізге және сатып алушымен жасалған келісімшарт шарттарына байланысты.