Четыре документа, которые чаще всего путают между собой. Разница простая: каждый отвечает на свой вопрос — сколько заплатить, за что заплатили, что передали и сколько это будет стоить.
Счёт на оплату — «сколько и куда платить»
Просьба оплатить: реквизиты, перечень позиций и сумма. Сам по себе счёт не подтверждает, что работа выполнена или товар отгружен, — он только основание для платежа. Подробный разбор: как выставить счёт на оплату.
АВР — «работа сделана и принята»
Акт выполненных работ (оказанных услуг) закрывает сделку по услугам. Он подтверждает, что исполнитель работу сделал, а заказчик её принял и претензий не имеет. Подписывается обеими сторонами, и именно он, а не счёт, обосновывает расход у заказчика и доход у исполнителя.
Нужен там, где нет физического товара: услуги, работы, подряд, консультации, разработка.
Накладная — «товар передан»
Накладная на отпуск запасов на сторону фиксирует переход товара от продавца к покупателю: что именно, сколько, по какой цене и кто получил. Аналог АВР, но для товаров.
КП — «сколько это будет стоить»
Коммерческое предложение — это ещё не сделка. В нём вы описываете состав работ или товаров и цену до того, как стороны договорились. КП ни к чему не обязывает ни одну из сторон и не является бухгалтерским документом, но часто именно с него начинается переписка, которая заканчивается счётом.
Как это выглядит по шагам
| Этап | Документ | Что подтверждает |
|---|---|---|
| Переговоры | КП | Состав и цену предложения |
| Договорились | Счёт на оплату | Сумму и реквизиты для платежа |
| Услуга оказана | АВР | Что работа сделана и принята |
| Товар отгружен | Накладная | Что товар передан покупателю |
А что с ЭСФ
Электронная счёт-фактура — отдельная история и к описанным выше документам не сводится: она выписывается в государственной системе ИС ЭСФ и касается не всех подряд, а тех, у кого такая обязанность есть (в первую очередь плательщиков НДС, а также ряда категорий по перечню). Нужна ли она именно вам — вопрос вашего налогового режима и вида деятельности, его стоит задать бухгалтеру.
Где всё это выставить
Счёт, АВР, накладная и КП собираются в invoices.kz из одних и тех же данных: один раз заполненные реквизиты компании, справочник казахстанских банков, автоподстановка контрагента по БИН, подпись и печать внутри PDF. При необходимости документ подписывается ЭЦП через eGov mobile, а счёт клиент может оплатить сразу по ссылке через Kaspi.
Материал справочный и не заменяет консультацию бухгалтера: состав обязательных документов зависит от вашего налогового режима, вида деятельности и условий договора.