Коротко
Накладная на отпуск запасов на сторону оформляется по форме З-2 из приложения 26 к приказу Минфина РК от 20.12.2012 № 562. Она подтверждает передачу товара: стороны, позиции, цена, НДС, сумма прописью, подписи. Правила бухучёта требуют её при реализации запасов, но не нужна, если в системе ЭСФ оформлена сопроводительная накладная, а в рознице выдан чек ККМ.
Короткий ответ: накладная на отпуск запасов на сторону оформляется по форме З-2, это приложение 26 к приказу Министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562. Её составляет продавец товара, подписывают обе стороны. Вместо неё выдают чек ККМ в рознице, а в системе ЭСФ её может заменить сопроводительная накладная на товары. Данные проверены 25 октября 2026.
Бланк можно заполнить в бесплатном генераторе накладной, а чем накладная отличается от счёта и акта, разобрано в статье счёт, АВР, накладная и КП. Про электронный счёт-фактуру читайте в гайде про ЭСФ.
Что это за документ и какая форма действует
- Название и номер формы. «Накладная на отпуск запасов на сторону», форма З-2. Утверждена пунктом 1 приказа Министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562 «Об утверждении форм первичных учетных документов» (зарегистрирован в Минюсте 14 января 2013 года № 8265, действует с 1 января 2013 года). Бланк приведён в приложении 26.
- Редакция. Приложение 26 изложено в редакции приказа Министра финансов от 19 августа 2013 года № 402; других изменений формы З-2 в тексте приказа, который мы читали 25 октября 2026, нет. На бланке в правом верхнем углу так и печатается: «Приложение 26 к приказу Министра финансов Республики Казахстан от 20 декабря 2012 года № 562, форма З-2».
- Новый Налоговый кодекс её не отменил. Кодекс 2026 года (№ 214-VIII) регулирует налоги, а форму первичного документа по закону о бухгалтерском учёте утверждает Минфин (статья 7, пункт 2). Форма З-2 по-прежнему названа в Правилах ведения бухгалтерского учёта (приказ Минфина от 31 марта 2015 года № 241, пункт 32; в тексте учтены поправки от 30 марта 2026 года).
- Проект изменений. В конце мая 2026 года (обсуждение до 17 июня) на портале Открытых НПА был вынесен проект приказа Минфина, который приводит формы приказа № 562 в соответствие с Конституцией 2026 года. В карточке проекта подтверждена одна замена: «тенге» на «теңге». По сравнительной таблице издания pro1c.kz проект меняет и другие названия полей: «ИИН/БИН» на «Индивидуальный идентификационный номер/Бизнес идентификационный номер», «М.П.» на «Место печати», и строение граф не затрагивает; самого текста проекта мы не читали. В тексте приказа на сайте Әділет, который мы читали 25 октября 2026, ещё прежние названия, поэтому в этой статье они же. Перед печатью бланка сверьтесь с действующей редакцией приказа.
- Нужно ли печатать именно такой бланк. Закон допускает дополнительные реквизиты, если они не противоречат законодательству (статья 7, пункт 3-1), но состав и порядок граф З-2 лучше сохранять: именно эту форму называют Правила.
Кому и когда нужна накладная
- Продавцу товара: ИП и юридическому лицу. Правила ведения бухгалтерского учёта (пункт 32): для учёта реализации запасов применяется накладная на отпуск запасов на сторону по форме приказа № 562. Та же накладная применяется, когда актив продают в качестве запасов (пункт 34).
- ИП на упрощёнке без бухгалтерии тоже. Закон о бухгалтерском учёте (статья 2, пункт 2) разрешает не вести учёт ИП, который применяет упрощённую декларацию с доходом за год не более 135 000 МРП (при МРП 4 325 ₸ это 583 875 000 ₸), не состоит на учёте по НДС и не является субъектом естественной монополии. Но составление и хранение первичных документов оттуда прямо исключены: накладная по-прежнему нужна.
- Когда накладную не составляют. По Правилам (пункт 32) это два случая: в информационной системе ЭСФ оформлена сопроводительная накладная на товары; при розничной торговле с ККМ вместо накладной выдают чек ККМ, а при неисправности аппарата или отсутствии электричества товарный чек.
- Услуги и работы. Для них накладная не нужна: передачу оформляют актом выполненных работ, его можно сделать в генераторе АВР.
- Перемещение между своими складами. Это другой документ, накладная на внутреннее перемещение, а не З-2 (пункт 29 Правил); здесь он не разбирается.
- Когда составлять. Первичный документ составляется в момент операции или сразу после её окончания (статья 7, пункт 4 закона). Язык документа: казахский и (или) русский (пункт 24 Правил).
Накладная, ЭСФ, сопроводительная накладная и ТТН: не путать
| Документ | Что это | Основание |
|---|---|---|
| Накладная З-2 | Первичный учётный документ: товар передан, количество, цена и сумма, подписи сторон | Приказ № 562, Правила учёта, пункт 32 |
| ЭСФ | Налоговый документ, который выписывается в информационной системе ЭСФ | Налоговый кодекс, статьи 207-209 |
| Сопроводительная накладная на товары | Налоговый товаросопроводительный документ для контроля за движением товаров, из той же системы ЭСФ | Налоговый кодекс, статья 1 и статья 179 |
| ТТН | Транспортный документ на перевозку груза. В бланке З-2 для неё есть только графа «номер, дата» | Основание вне этой статьи, не разбираем |
- ЭСФ не равен накладной. Это разные документы с разными задачами. В Правилах (пункт 32) освобождение от накладной названо только для сопроводительной накладной на товары, а нормы о том, что сам по себе ЭСФ заменяет З-2, в этом пункте нет. Если сомневаетесь, как закрыть конкретную сделку, уточните у бухгалтера или в КГД.
- Нужен ли вам ЭСФ. По статье 208 Налогового кодекса в круг неплательщиков НДС, которые выписывают счёт-фактуру в случаях этой статьи, входит и налогоплательщик на упрощённой декларации (пункт 1, подпункт 7); расчёт с чеком ККМ или через платёжный терминал от выписки освобождает (пункт 2). Подробности и исключения смотрите в гайде про ЭСФ.
- Сопроводительная накладная. Обязательство оформить её возникает не позднее начала перемещения, реализации или отгрузки товаров (статья 179, пункт 2); перечень товаров и порядок определяет уполномоченный орган.
- Что из этого делает наш инструмент. Только накладную З-2. ТТН, сопроводительную накладную и ЭСФ бесплатный генератор не создаёт.
Как заполнить накладную: шаг за шагом
- Шаг 1. Укажите себя как продавца. Наименование организации или фамилия и инициалы ИП и ИИН/БИН. Эти графы есть в самой форме З-2; для самостоятельно разработанных форм закон тоже требует эти реквизиты (статья 7, пункт 3).
- Шаг 2. Впишите покупателя. Название организации или ФИО ИП. БИН/ИИН покупателя укажите, если знаете: проверить компанию по БИН можно в проверке контрагента.
- Шаг 3. Присвойте номер и поставьте дату. Дата отпуска товара, номера не повторяются.
- Шаг 4. Заполните таблицу товаров. Наименование с характеристикой, единица измерения, количество, цена. Сумма и НДС считаются из них.
- Шаг 5. Посчитайте НДС, если вы его плательщик. В нашем инструменте цена вводится с НДС, а налог выделяется из суммы: сумма × 16 / 116. Приказ не уточняет, включает ли графа 7 налог. Неплательщик НДС налог не выделяет.
- Шаг 6. Впишите итог и сумму прописью. Итог по графам 8 и 9 и общая сумма словами с тиынами.
- Шаг 7. Если груз везёт перевозчик, заполните транспортные графы. Название перевозчика и номер и дату ТТН.
- Шаг 8. Подпишите. Разрешил отпуск, главный бухгалтер, отпустивший; со стороны покупателя «Запасы получил», при получении по доверенности ещё её номер и дата.
- Шаг 9. Отдайте покупателю экземпляр и сохраните свой. Если документ составлен в электронном виде, нужно изготовить бумажные копии для других участников операции, а государственным органам, имеющим такое право, по их требованию (статья 7, пункт 6 закона).
Форма З-2 по графам
Названия граф ниже даны по приложению 26 к приказу № 562. Что писать в каждой графе, пояснено по закону о бухгалтерском учёте; где закон и приказ молчат, так и сказано.
Шапка бланка
| Графа бланка | Как заполнить |
|---|---|
| Организация (индивидуальный предприниматель) | Ваши данные как продавца: наименование организации или фамилия и инициалы ИП, от имени которых составлен документ. Это графа самой формы З-2; для самостоятельно разработанных форм закон называет тот же реквизит (Закон о бухучёте, ст. 7, п. 3, пп. 3). Адрес добавлять не запрещено (п. 3-1). |
| ИИН/БИН | Ваш ИИН или БИН, 12 цифр. Эта графа есть в самой форме З-2; для самостоятельно разработанных форм закон тоже требует идентификационный номер (ст. 7, п. 3, пп. 7). |
| Номер документа | Порядковый номер накладной. Порядок нумерации приказ не устанавливает; на практике ведут сквозную нумерацию, чтобы номера не повторялись. |
| Дата составления | Дата отпуска товара. Первичный документ составляют в момент операции или сразу после её окончания (ст. 7, п. 4). |
| Организация (индивидуальный предприниматель) - отправитель | Продавец, который отпускает товар: обычно тот же, что в шапке. Наименование и БИН/ИИН. |
| Организация (индивидуальный предприниматель) - получатель | Покупатель: наименование организации или ФИО ИП. БИН/ИИН покупателя укажите, если знаете (в бланке инструмента он печатается под названием). |
| Ответственный за поставку (Ф.И.О.) | Кто отвечает за отгрузку: ИП или сотрудник. В бланке инструмента здесь печатается руководитель из формы. |
| Транспортная организация | Название перевозчика, если товар везёт он. Если перевозчика нет, графа остаётся пустой. |
| Товарно-транспортная накладная (номер, дата) | Номер и дата ТТН, если груз едет по ТТН. Эта накладная ТТН не заменяет и не создаёт её; инструмент invoices.kz оставляет графу пустой. |
Таблица запасов, графы 1-9
| № графы | Название в бланке | Как заполнить |
|---|---|---|
| 1 | Номер по порядку | Нумерация позиций: 1, 2, 3 и далее. |
| 2 | Наименование, характеристика | Название товара и то, что его отличает: марка, сорт, размер, артикул. |
| 3 | Номенклатурный номер | Внутренний код или артикул товара в вашем учёте. Если кодов нет, инструмент ставит порядковый номер строки. |
| 4 | Единица измерения | Штуки, килограммы, упаковки и так далее. Графа есть в самой форме З-2; для самостоятельно разработанных форм закон тоже требует единицы измерения операции в количественном и стоимостном выражении (ст. 7, п. 3, пп. 5). |
| 5 | Количество: подлежит отпуску | Сколько нужно отпустить по заказу или договору. |
| 6 | Количество: отпущено | Сколько отпущено на самом деле. Если отпустили всё заказанное, число то же, что в графе 5 (так делает и инструмент). |
| 7 | Цена за единицу, в тенге | Цена одной единицы. Приказ не уточняет, включает ли графа 7 налог; в инструменте цена вводится с НДС, если вы выбрали НДС 16%. |
| 8 | Сумма с НДС, в тенге | Количество, умноженное на цену. Название графы «с НДС», но неплательщик НДС записывает ту же сумму без выделения налога. |
| 9 | Сумма НДС, в тенге | НДС, выделенный из суммы графы 8: сумма × 16 / 116. Для неплательщика НДС налог не выделяется (в бланке инструмента печатается 0,00). |
Итоги и подписи
| Строка бланка | Как заполнить |
|---|---|
| Итого | Суммы граф 8 и 9. В строке «Итого» приложения 26 есть знак «х»; в каких именно ячейках, из текста приказа не видно. В бланке инструмента в графах 5-7 стоит «x». |
| Всего отпущено количество запасов (прописью) | Количество запасов словами. Форма не уточняет, считать позиции или единицы; в бланке инструмента здесь число позиций, например «две позиции». |
| на сумму (прописью), в тенге | Общая сумма словами с тиынами, например «сорок пять тысяч тенге 00 тиын». |
| Отпуск разрешил (должность, подпись, расшифровка подписи) | Тот, кто вправе разрешить отпуск: у ИП обычно он сам. Кто имеет право подписи, определяет ИП или руководство (Закон о бухучёте, ст. 10, п. 1). |
| Главный бухгалтер (подпись, расшифровка подписи), М.П. | Подпись главного бухгалтера и место печати. ИП вправе вести учёт лично (ст. 8, п. 2, пп. 4), а как заполнять эту строку без бухгалтера, форма не поясняет; печать нужна только при её наличии (Правила, п. 24). |
| Отпустил (подпись, расшифровка подписи) | Тот, кто фактически передал товар: кладовщик, продавец или сам ИП. |
| По доверенности № ___ от ___ года, выданной ___ | Заполняется, если товар принимает представитель покупателя: номер и дата доверенности и кто её выдал. Если получает сам покупатель, строки остаются пустыми. |
| Запасы получил (подпись, расшифровка подписи) | Подпись того, кто принял товар: покупателя или его представителя по доверенности. |
Подписи, печать, экземпляры, исправления
- Кто подписывает. Лиц с правом подписи определяет ИП или руководство организации (статья 10 закона). В бланке четыре подписи: «Отпуск разрешил», «Главный бухгалтер», «Отпустил» со стороны продавца и «Запасы получил» со стороны покупателя, плюс доверенность при получении через представителя.
- Печать. Первичные документы скрепляются печатью субъекта при её наличии (пункт 24 Правил). Если печати нет, её не ставят.
- Экземпляры. Число экземпляров накладной ни приказ № 562, ни Правила не называют. На практике документ нужен каждой стороне.
- Исправления. В бумажный документ исправления вносятся только по согласованию с участниками операции, подтверждённому подписями тех же лиц с датой исправления (статья 7, пункт 7 закона; пункт 25 Правил). Электронный документ исправляют, создавая новый исправленный документ с номером и датой исправления, ссылкой на прежний и отметкой «исправлено»; прежний хранится со статусом «аннулирован».
- Хранение. Первичные документы нужно хранить на бумаге или в электронном виде в течение срока, установленного законодательством (статья 11 закона). Сам срок в законе о бухучёте не назван, уточните его у бухгалтера.
Пример заполнения с цифрами
Это пример на выдуманных данных, а не чья-то реальная накладная. Допущения: продавец ИП Пример (БИН 000000000000) не плательщик НДС, покупатель ТОО «Образец» (БИН 000000000001), накладная № 12 от 25.10.2026, самовывоз: транспортные графы пусты.
| 1 | 2, наименование | 3 | 4, ед. | 5, подлежит отпуску | 6, отпущено | 7, цена | 8, сумма с НДС | 9, сумма НДС |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Бумага офисная А4, 500 листов | 1 | упак. | 10 | 10 | 2 000,00 | 20 000,00 | 0,00 |
| 2 | Калькулятор настольный | 2 | шт | 5 | 5 | 5 000,00 | 25 000,00 | 0,00 |
| Итого | 45 000,00 | 0,00 | ||||||
Под таблицей: «Всего отпущено количество запасов (прописью): две позиции», «на сумму (прописью), в тенге: сорок пять тысяч тенге 00 тиын» (в бланке по приказу: «в тенге», в бланке инструмента: «в KZT»). Подписи: «Отпуск разрешил» и «Отпустил» ставит ИП, «Запасы получил» ставит представитель покупателя, и тогда в строке «По доверенности» пишут номер и дату доверенности.
Если продавец плательщик НДС
Те же позиции, цены с НДС 16%. Налог выделяется из суммы, а не прибавляется: 45 000 ₸ × 16 / 116 = 6 207 ₸. По строкам: 2 759 ₸ + 3 448 ₸ = 6 207 ₸. Без НДС получается 38 793 ₸. Налог вычисляется с округлением до тенге отдельно по каждой строке и по итогу, поэтому при других ценах сумма по строкам может отличаться от итога на тенге; в этом примере цены подобраны так, что расхождения нет.
Что делает бесплатный инструмент, а что нет
- Что делает. В генераторе накладной вы вводите продавца (название, БИН/ИИН, руководитель, адрес), покупателя, номер, дату, режим НДС и товары с единицей, количеством и ценой. Он считает итог и НДС 16% по тем же формулам, что в этом гайде, пишет сумму прописью и открывает бланк З-2 в формате А4 альбомной ориентации в новом окне с кнопками «Печать» и «Скачать PDF».
- Что не делает. Не создаёт ТТН, сопроводительную накладную и ЭСФ. Не ставит подпись и печать на бесплатной версии: строки «должность» и «подпись» остаются пустыми, их заполняют от руки, а в «расшифровке подписи» под «Отпуск разрешил» и «Отпустил» и в графе «Ответственный за поставку» печатается имя руководителя, если вы его указали. Не заполняет строки «Транспортная организация», «ТТН», «Главный бухгалтер», «По доверенности». Номенклатурный номер ставит равным номеру строки, а «подлежит отпуску» равным «отпущено».
- Чем бланк отличается от приказа. Заголовки в бланке инструмента местами короче: например, «Номер» и «Дата» вместо «Номер документа» и «Дата составления», «KZT» вместо «тенге»; под линиями «Отпустил» и «Запасы получил» добавлены подписи «должность», которых в форме нет. Состав и порядок граф таблицы те же, что в приложении 26.
- Пределы бесплатной версии. До 3 накладных в квартал с одного подключения, на бланке бледный знак INVOICES.KZ. Черновик хранится только в вашем браузере.
- В кабинете. На тарифе Про накладную можно сформировать из выставленного счёта с товарами: реквизиты и товары берутся из него, номер присваивается автоматически, а подпись и печать из профиля добавляются по вашему выбору, если вы их загрузили.
- Что в итоге проверять вам. Название графы и пояснение к ней, режим НДС, правильность БИН и итог, а перед печатью действующую редакцию приказа, ведь её названия могут измениться (см. выше).
Типичные ошибки
- Выписать только ЭСФ и забыть про накладную. ЭСФ налоговый документ, накладная первичный учётный; проверьте, не освобождает ли вас пункт 32 Правил (сопроводительная накладная в системе ЭСФ или чек ККМ).
- Не указать БИН или ИИН. Это графа самой формы З-2; для самостоятельно разработанных форм закон тоже требует идентификационный номер (статья 7, пункт 3, подпункт 7).
- Прибавлять НДС сверху. В бланке графа 8 называется «Сумма с НДС», а в нашем инструменте налог выделяется из суммы; приказ не уточняет, включает ли цена в графе 7 налог, поэтому не считайте дважды.
- Выделять НДС, не будучи плательщиком. ИП на упрощёнке НДС не платит, графа 9 остаётся нулевой.
- Оставить без подписи получателя. Без «Запасы получил» накладная не подтверждает передачу.
- Исправлять подчисткой. Исправления вносятся только по согласованию сторон, с подписями и датой, электронный документ заменяют новым.
- Назвать накладной услугу. Для услуг и работ оформляют АВР.
- Печатать устаревшие названия граф. Сверьте бланк с актуальной редакцией приказа.
Источники, проверено 25 октября 2026. Приказ Министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562, приложение 26 (форма З-2): adilet.zan.kz/rus/docs/V1200008265. Правила ведения бухгалтерского учёта, приказ Минфина от 31 марта 2015 года № 241, пункты 24, 25, 26, 29, 32, 34: adilet.zan.kz/rus/docs/V1500010954. Закон РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», статьи 2, 7, 8, 10, 11: adilet.zan.kz/rus/docs/Z070000234_. Налоговый кодекс РК от 18 июля 2025 года № 214-VIII, статьи 1, 179, 207-209: adilet.zan.kz/rus/docs/K2500000214. Проект приказа об изменении форм, создан 28 мая 2026 года, обсуждение до 17 июня, статус «Архив» (портал Открытых НПА): legalacts.egov.kz/npa/view?id=15836845; сравнительная таблица замен полей по изданию pro1c.kz. Тексты актов сверены по копиям ИПС «Әділет»; казахскую версию приказа проверить из нашей среды не удалось. Перед печатью сверьтесь с действующей редакцией приказа. Это обзор, а не налоговая или бухгалтерская консультация.